Öka säkerheten med digital signering

Skippa pappershanteringen för avtal med anställda och kunder

Med digital signering kan du jobba både säkert och effektivt. Du minskar risken att avtal hamnar i fel händer och att företaget bryter mot dataskyddsreglerna i GDPR. Det går till och med att få hela personaladministrationen i mobilen.

Pappershanteringen på ett företag tar både tid och plats och har med de nya reglerna för dataskydd, GDPR, ibland också blivit en säkerhetsrisk. Därför har digital signering under senare år blivit allt mer vanligt och i dag finns på marknaden en hel rad med tjänster som erbjuder företag att lägga in digital signering i sina flöden.

Det kan till exempel gälla avtal med anställda, kunder och underleverantörer. Men också att skriva under företagets årsredovisning. Fördelarna med de här systemen är förutom att du spar tid att företaget får ett säkert system där alla avtal automatiskt samlas på en plats, vilket skapar trygghet för alla parter och underlättat att leva upp till kraven i GDPR.

Fram växer nu också möjligheter att genom digital signering få hela personaladministrationen i mobilen. Veckans Affärer skriver om företaget Flex Applications som tagit fram en lösning som underlättar för chefer, HR-personal och löneadministratörer.

– Digital signering kan spara massor av tid. Utöver anställnings- och sekretessavtal kan det handla om saker som de anställda kvitterar ut, som till exempel nycklar, dator och mobiltelefon. Egentligen allt som kräver en underskrift, säger Linda Tesell, applikationskonsult på Flex Applications till Veckans affärer.

Det är också en fråga om IT-säkerhet menar hon.

– I och med GDPR får du inte maila innehåll med personuppgifter hursomhelst. Och scannar du in avtal så är det viktigt att veta exakt var de hamnar och vilka som har tillgång till uppgifterna. Med den digitala signeringen slipper du oroa dig för det, och allt hamnar direkt där det ska.

FAKTA / Vad är en digital signering?

Regelverket för digitala signaturer och identifikation är harmoniserat på EU-nivå genom, eIDAS, EU-förordning (nr 910/2014). Enligt eIDAS är en underskrift krypterade uppgifter i elektronisk form som är fogade till eller logiskt knutna till andra uppgifter i elektronisk form, exempelvis ett avtal, för att säkerställa underskriftens ursprung och skydda informationen mot olovlig användning eller senare förvanskning. Det finns inga krav på att det ska finnas en ”namnteckning” eller annan grafisk bild så länge det finns elektroniska uppgifter som kan knytas till hen som undertecknat.