Del 2: Så skyddar du din företagsinformation

Digitalisering ger företag möjlighet att arbeta effektivt och att utvecklas. Men det innebär också risker och ökad sårbart. Här ger vi tips om hur du som litet företag kan skydda din företagsinformation.

I en serie artiklar ger vi tips från Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB, om vad företag med mindre än tio anställda ska tänka på. I den första delen gick vi igenom hur du skyddar företaget mot intrång via dator och mobiltelefon och hur man använder internet på ett säkert sätt. Nu fokuserar vi på företagets information, och hur du kan planera så att den både är skyddad och tillgänglig när den behövs.

Numera finns oftast bokföring, kundregister, utvecklingsplaner, avtal och affärsinformation som digitala dokument som är viktiga att ha tillgång till även om företaget för tillfället är utan internet. Tänk efter vad ni behöver ha tillgängligt för att kunna driva företaget och hur länge ni klarar er utan de digitala dokumenten och tjänsterna. Att ha en beredskap för internetavbrott, eller för den delen, att datorer försvinner gör företaget mindre sårbart.

En genomtänkt struktur för var informationen och materialet finns är en förutsättning för säker hantering av den. Då kan företaget också skapa rutiner och system för vem i personalen som ska ha tillgång till vad. Tänk också på att ha regler för hur köp på internet ska gå till och hur nya inloggningsuppgifter delas ut.

Säkerhetskopiera all information som är väsentlig för verksamheten. Det kan göras manuellt eller automatiskt med jämna intervall. Genom att bygga in automatisk säkerhetskopiering i ert IT-system undviker ni risken att den mänskliga faktorn glömmer bort att göra det. Säkerhetskopieringen kan göras till en extern dator, en molntjänst eller extern lagringstjänst. Om kopieringen går till en extern hårddisk är det viktigt den kopplas loss från datorn och förvaras på annat ställe, gärna inlåst.

Ur säkerhetssynpunkt är det också viktigt att ni har rutiner för att personalen inte använder företagets datorer eller it-konton för privata ärenden.

Använd säkra e-tjänster och digitala brevlådor. Många myndigheter erbjuder säkra e-tjänstlösningar och e-brevlådor för att hantera kontakten med dem. På www.minameddelanden.se går det att skaffa en säker brevlåda, och på www.verksamt.se har svenska myndigheter samlat information och ger tillgång till bra e-tjänster.

Källa: MSB, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap